L'Ufficio della Segreteria del Sindaco svolge una serie di funzioni cruciali per supportare il Sindaco e l'amministrazione comunale nel loro ruolo di governo e gestione del comune. Le sue responsabilità principali includono:
- Gestione dell'Agenda del Sindaco:
- Organizzazione degli appuntamenti, delle riunioni e degli impegni del Sindaco.
- Coordinamento delle attività del Sindaco con altri organi dell'amministrazione comunale e con gli enti esterni.
- Assistenza al Sindaco:
- Fornitura di supporto amministrativo e organizzativo al Sindaco nelle sue attività istituzionali.
- Preparazione di documenti, discorsi e comunicazioni ufficiali del Sindaco.
- Comunicazioni Istituzionali:
- Gestione delle comunicazioni istituzionali del Sindaco con i cittadini, gli organi di governo locale, i media e altri soggetti coinvolti nella vita pubblica del comune.
- Coordinazione delle risposte del comune alle richieste, alle interrogazioni e alle segnalazioni provenienti dalla cittadinanza.
- Rappresentanza Istituzionale:
- Partecipazione a incontri, assemblee e cerimonie istituzionali in rappresentanza del Sindaco e dell'amministrazione comunale.
- Gestione dei rapporti con altre istituzioni e autorità locali, regionali, nazionali e internazionali.
- Gestione delle Corrispondenze:
- Ricezione, smistamento e gestione della corrispondenza indirizzata al Sindaco e all'ufficio della Segreteria.
- Redazione di risposte e comunicazioni in risposta alle richieste e alle segnalazioni ricevute.
- Supporto agli Organi di Governo:
- Fornitura di supporto amministrativo e logistico agli organi di governo comunale, come la Giunta Comunale e il Consiglio Comunale.
- Coordinazione delle sedute, preparazione degli ordini del giorno e redazione dei verbali delle riunioni.
- Gestione delle Delegazioni e delle Visite Istituzionali:
- Organizzazione delle visite ufficiali, delle delegazioni e degli incontri istituzionali presso il comune.
- Accoglienza e assistenza ai visitatori istituzionali.
- Attività di Archiviazione e Documentazione:
- Archiviazione e gestione della documentazione relativa alle attività del Sindaco e dell'amministrazione comunale.
- Conservazione e custodia dei documenti istituzionali in conformità con le disposizioni normative.
In sintesi, l'Ufficio della Segreteria del Sindaco svolge un ruolo chiave nella gestione operativa e nella rappresentanza istituzionale del Sindaco e dell'amministrazione comunale, garantendo l'efficienza e la trasparenza delle attività governative e istituzionali del comune.
